„Ein Fremder ist ein Freund, den man noch nicht kennt“ – genau DAS solltest Du Dir ab sofort vorbeten, wenn Du das neue Backoffice betrittst. Stell Dir einfach mal vor: irgendwann kommt der Moment, wo Du und das CCVD Backoffice die besten Freunde sein könntet. So wie diese beiden Ladies zum Beispiel. Und, es ist nicht zu glauben, in diesem Beitrag tun wir alles, damit Du dem Backoffice schon bald Dein erstes Freundschaftsarmband knüpfst: hier kommt unser brandneues Tutorial zur Passerstellung!

Das neue CCVD Backoffice seit 2019

Vor einigen vielen Jahren, als einer unserer ersten Posts, haben wir über den Ablauf der Passerstellung im alten Backoffice geschrieben. Mittlerweile ist dieser Post nicht nur fast 4 Jahre her, das Backoffice des CCVD ist 2019 auch durch die Mini Playback Show-Zauberkugel gehopst und erstrahlt seitdem in brandneuem Gewand.

Backoffice, was ist das eigentlich?
Long story short: das Backoffice des CCVD ist das zentrale Mitgliederverwaltungssystems des Verbands.
Als Verantwortlicher eines Mitgliedvereins kannst Du nicht nur Deine Mitglieder und Teams verwalten, sondern auch Wettkampfpässe beantragen, Teams zu Meisterschaften anmelden oder Trainer zu Veranstaltungen melden und vieles mehr.
Die individuellen Benutzer- & Zugangsdaten gibt es mit Beantragung der Aufnahme in den Verband.

Nicht nur optisch gab’s ein ordentliches Lift Up, auch die Beantragung der Pässe unterscheidet sich ab sofort maßgeblich.
Bevor wir komplett in die Tutorial-Marterie abtauchen, geben wir Euch hier die Antworten auf die Fragen, die sich jeder mal stellen sollte.

Wofür brauche ich einen Pass im CCVD?
Das Passwesen im CCVD soll vor allem die Fairness & Sportlichkeit des Wettkampfbetriebs garantieren und fungiert gleichzeitig als Kontrollorgan im Verband.
Die Zugehörigkeit eines Cheerleaders zu einem bestimmten Verein wird durch den personenbezogenen Pass definiert und ist hierdurch für die Dauer der Wettkampfperiode unantastbar (Ausnahmen bestätigen die Regel, dazu aber später mehr).
Desweiteren kann der Verband und die Bundespassstelle durch Abgleich und Überprüfung der eingereichten Dokumente sicher stellen, dass zum Beispiel die vorgegebenen Altersregularien stimmen oder Erziehungsberechtigte überhaupt mit der Teilnahme ihrer minderjährigen Kinder am Wettkampf einverstanden sind.
Wann brauche ich einen Pass?

Generell gilt: möchtest Du an einer CCVD Verbandsmeisterschaft (also Landesmeisterschaft, Regionalmeisterschaft oder Deutscher Meisterschaft) teilnehmen, benötigst Du einen gültigen Wettkampfpass (Ausnahme zum Beispiel bei diversen „Open Division“-Kategorien).
Dabei darf jedes Mitglied nur einen einzigen Pass pro Person innehaben – nicht zu verwechseln mit einer einfachen Vereinsmitgliedschaft, die ist wiederum in so vielen Vereinen erlaubt, wie Du magst.

Diesen Merksatz würden wir jetzt an die Tafel schreiben, wenn wir eine Tafel hätten: Einen Pass darfst Du nur einen, Mitgliedsein darfst Du in vielen Vereinen. (oh yes, Reimskills eher auf Niveau er hier).

Bis wann muss ich meine Pässe beantragen?
Hier gibt es zwei wichtige Deadlines:

  • Ein brandneuer Pass für einen Sportler, der bis dato keinen CCVD Wettkampfpass besessen hat, muss bis maximal 8 Wochen vor der Meisterschaft beantragt und gelöst worden sein.
  • Hat ein Sportler bereits einen Pass bei einem anderen Verein, handelt es sich um einen sogenannten „Transfer“. Transfers von Verein A zu B können aktuell bis zur Wechselfrist am 31.10. jeden Jahres ohne Einwilligung des alten Vereins in den neuen Verein umgezogen werden.
Ich habe die Wechselfrist am 31. Oktober verpasst - kann ich für meinen Sportler trotzdem einen Pass beantragen?
Grundsätzlich ist die Antwort ja.
Ein aber schieben wir trotzdem hinterher: nach der Wechselfrist muss die Wechselfreigabe beim alten Verein angefragt werden.

Langer Zettelkram ist hierfür nicht mehr nötig, sondern wird automatisch vom System vorgenommen. Das heißt, die Passbeantragung läuft genau wie eine Neubeantragung, einziger Unterschied: das Backoffice fragt automatisch beim alten Verein, ob dem Wechsel zugestimmt wird.

Hierbei erhält der alte Verein auf dem Dashboard die Anfrage im Bereich „Hinweise“: „Vereinswechseanfrage: Darf der Pass von xy zu Verein xy transferiert werden?“.
Der alte Verein kann dieser Anfrage zustimmen oder die Wechselanfrage unter Angabe von Gründen ablehnen – bei einer Ablehnung wird diese von der Bundespassstelle ggf. erneut geprüft.

Der neue Verein erhält bei Zustimmung oder Absage eine Benachrichtigung auf seinem eigenen Dashboard. Bei Zustimmung durchläuft der Transfer wie die reguläre Passbeantragung.

Ein Mitglied hat im Verein aufgehört, aber noch einen Pass - was nun?
Auch die Rückgabe der Pässe erfolgt im neuen Backoffice digital. Um das Backoffice zum einen für die Statistiken möglichst sauber zu halten & zum anderen der DSGVO gerecht zu werden, wird bei der Rückgabe der Pässe auch das zugehörige Mitglied unwiderruflich gelöscht.

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Mitglied löschen: auch der Pass wird automatisch gelöscht
  • Pass über Rückgabe-Funktion zurückgeben (Mehrfachauswahl möglich): unter dem Menüpunkt „Pässe“ -> „Rückgabe“ können mehrere Pässe/Mitglieder angewählt und zurückgegeben werden. Auch hier löschen sich alle Mitgliedsdaten automatisch.
Ich starte nicht mehr auf Meisterschaften, bin aber noch in meinem Verein aktiv. Was mache ich mit meinem Pass?
Die beste Nachricht: absolut rein gar nichts! Nach Ablauf des Passes löscht sich dieser aus dem System – die Mitgliedsdaten bleiben nach wie vor normal bestehen. 
Ein Mitglied hat in einen anderen Verein gewechselt, aber ich hab noch ihre/seine ID Card. Und nun?
Sobald ein Mitglied den Verein wechselt, ist die alte ID Card ungültig. Heißt für das Mitglied, das den Verein wechselt: Neuantrag. Und für Dich? Eigentlich nichts, die ID Card wird mit Austreten aus dem Verein ungültig.

 

Und wie erstelle ich jetzt endlich diese Pässe?

Ruhig Brauner! Wenn Du auf diese Seite gekommen bist, um einfach nur mal zu lesen wie man jetzt eigentlich diese Pässe himmelherrgottnochmal erstellt, kommt ab hier gottseidank der Punkt, wo Dein Puls endlich wieder runtergehen darf.
Es folgt unsere Step-by-Step-Anleitung für Pass-Neuanträge!

Dinge, die Du brauchst:

  1. einen Zugang zum CCVD Backoffice
  2. vollständige Kontaktdaten, an die die fertigen ID Cards gesendet werden (einzutragen unter „Mein Konto“ -> „Versandadresse Sportausweis“)
  3. ein aktuelles Passbild des/der Aktiven
  4. eine Kopie des Personal- oder Kinderausweises – oder sogar den Ausweis himself (bitte dem Menschen unbedingt wieder zurückgeben!)
  5. einen Drucker 
  6. Eltern oder Aktive ab 18 Jahren, die die Unterlagen unterzeichnen
  7. einen Scanner oder fotofähiges Handy
  8. einen Stift
  9. Knatze! Der Pass bzw. die ID Card ist gebührenpflichtig und kostet 15 EUR bei einer Gültigkeit von 3 Jahren
  10. ein Getränk Deiner Wahl, falls Du ziemlich viele Pässe auf einmal lösen musst 

 

Schritt 1:

First things first: rufe das Backoffice auf & melde Dich mit Benutzernamen und Passwort an.
Erstellst Du einen brandneuen Pass für ein brandneues Mitglied, wovon wir in diesem Fall ausgehen, lege zuerst Dein Mitglied unter „Mitglieder“ -> „+Mitglied anlegen“ an.

Füll die nötigen Angaben aus und lade ein gut zu erkennendes Passbild hoch. Anschließend klickst Du auf speichern.

Oberste Obacht: bitte achte darauf, dass Du Dein Mitglied genauso anlegst, wie im Perso oder Kinderausweis angegeben. Check genau, ob Du jeden Zweitnamen erwähnt hast, jeder Buchstabe an der richtigen Stelle ist und alle Bindestriche oder Akzente eingetragen sind – bei Rechtschreibfehlern oder gar fehlenden Zweitnamen wird Dein Passantrag gnadenlos abgeschmettert.

Nichtsdestotrotz: eingeschlagen, das war einer der krassesten Schritte!

Schritt 2:

Klicke auf „Pässe“ -> „Liste und Anträge“. Hier findest Du all Deine Mitglieder, für die ggf. ein Pass beantragt werden kann.

Patricia Dumbledore wird uns in diesem Fall mit einem „n“ für Neuantrag und keinem Pass angezeigt. Wir haken das Kästchen vor der kleinen süßen Maus an und klicken am Seitenende auf den grünen Button „Beantragen“.

Kleine Nerd-Info nebenbei: hast Du ein Team bereits für eine Meisterschaft vorangemeldet, können zu diesem Zeitpunkt keine Pässe beantragt werden. Einfache Lösung: schnell in die Meisterschaft klicken, Team kurzzeitig abmelden, Passanträge lösen & Team wieder anmelden.

Schritt 3:

Nach so Button-Klicken geht bei uns immer die Pumpe. Hei, fast so aufregend wie zwölf Fahrten mit der wilden Maus.

Alle nötigen Passunterlagen für Patricia Dumbledore und ggf. weitere Kandidaten werden uns jetzt als Download angezeigt.

Das sind Deine nächsten Aufgaben: „Antrag (pdf)“ (in der Spalte Dokument) aufrufen und ausdrucken.

Das sind absolut nicht mehr Deine nächsten Aufgaben: unterschriebene Unterlagen verschicken. Denn: Passanträge, die im neuen Backoffice gelöst wurden, müssen nicht mehr mit den zugehörigen Unterlagen postalisch versendet werden. Digitalisierung und so, oh yes.

Ok. Erstmal ab zu Patricia Dumbledores Eltern, damit sie uns den Zettelkram unterschreiben. Die kleine Maus ist nämlich noch minderjährig.

Schritt 4:

Noch zweimal tief atmen, dann ist es fast geschafft. Du bist sozusagen schon auf den letzten Metern, auf der Zielgerade, in der letzten Presswehe – oder so.

Ab zum Dokumente hochladen: unter dem Menüpunkt „Pässe“ klickst Du auf „Dokumente übertragen“.
Dabei lädst Du alle Anträge im linken Feld hoch, den Perso bzw. Kinderausweis im vorgesehenen rechten Feld dafür (die Kopie des Ausweises wird mit der Freigabe des Passes gelöscht).

Wichtig: don’t forget the Unterlagen! Solltest Du diesen Schritt auslassen, können Deine Pässe weder von der Passstelle bearbeitet, noch freigegeben werden. Also: artig das Zeug hochladen.

Schritt 5:

Während Du wartest, Tee trinkst, abhängst, Sudoku dies das machst oder diese Kurzdoku über Pfeifhasen schaust, checkt die Bundespassstelle Deine Anträge. Sofern Deine eingereichten Unterlagen vollständig sind und der Antrag richtig ist, wird Dein Passantrag freigegeben.

Die zugehörige Rechnung wird automatisch generiert und Dir entweder auf dem Dashboard unter „Offene Rechnungen“ oder direkt unter „Rechnungen“ im Menü angezeigt.

Aufgemerkt: die Rechnung wird Dir nicht direkt nach Freigabe angezeigt, sondern muss erst über Nacht vom System erstellt werden. Für abgelehnte Pässe gibt es keine Rechnung.

 

Schritt 6:

Eine Winzigkeit, die Dich noch vom ID-Card-in-den-Händen-Halten trennt: das nötige Cash!
Erst wenn die zugehörige Rechnung gezahlt ist und vom Verband als solches gekennzeichnet ist, geht Deine ID Card in den Druckkreislauf, der einmal im Monat gestartet wird.

Um es den bearbeitenden Verbandsmitarbeitern so einfach wie möglich zu machen: achte bei der Überweisung auf den richtigen Betrag und den notwendigen Verwendungszweck.

Ist das geschafft, flattert Deine CCVD ID Card in den Briefkasten der angegebenen Versandadresse!

 

Herzlichen Glückwunsch, Du bist ein waschechter Pass-Ersteller im flotten neuen System!

Hast Du trotzdem noch Fragen? Die Bundespassstelle erreichst Du entweder per Mail unter passstelle@ccvd.de oder in der Facebookgruppe Bundespassstelle CCVD.

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